Cómo KoRo agilizó su flujo de trabajo de gestión de proyectos

KoRo trabaja para que todo el mundo tenga acceso a alimentos de alta calidad y "mejores para ti". La empresa, fundada en 2014 y con sede en Berlín, ya ofrece cientos de productos en toda Europa. Hace poco, el Financial Times la citó como una de las empresas de comercio electrónico que más rápido crecen en Europa.

¿Cuál es su arma secreta? Según Debora Donadello, responsable de desarrollo técnico de negocios, es el "excelente equipo de gestión de productos" que hace que la compañía destaque entre las demás. Trabajan a un ritmo sumamente elevado, con un promedio de dos nuevos lanzamientos de producto por semana.

Sin embargo, esta rapidez solo llegó después de años de iteración y mejora. Hace poco Debora compartió un bocado de su flujo de trabajo de gestión de productos durante Café Notion en Berlín, un evento en el que durante un día, nuestros clientes locales se reúnen para aprender e intercambiar ideas sobre cómo llevar su uso de Notion a un nivel más alto.

Lanzar dos nuevos productos por semana al mercado es un proceso complejo.

"Trabajamos con una amplia red de cientos de proveedores en todo el mundo", afirma Debora. “La gestión de calidad y las aprobaciones en materia de seguridad alimentaria requieren enormes cantidades de documentación detallada".

Además, trabajan con hasta diez equipos internos por lanzamiento. Esto implica capas adicionales de gestión de proyecto, colaboración interdisciplinaria y la necesidad de flujos de trabajo ágiles.

Cuando Debora asumió el cargo de responsable de desarrollo técnico de negocios de KoRo, se dio cuenta de la desconexión que reinaba en la empresa. En gran parte, esto se debía sencillamente a que usaban una cantidad excesiva de herramientas. Cada departamento trabajaba con su propio sistema de gestión de proyectos que carecía de vínculo con la base de conocimiento de KoRo en Notion. Esto generaba una falta de cohesión entre los equipos y causaba confusión; una situación que terminó por impedir que la empresa avanzara al ritmo debido.

Debora quería acabar con estos silos de trabajo fragmentados. También aprovechó la oportunidad para crear un puente entre la gestión de proyectos y el conocimiento presente en la empresa. “Solíamos usar Notion solo como base de conocimiento, pero también queríamos aprovechar todo su potencial como herramienta de gestión de proyectos”, explica.

Debora empezó por consolidar la información que estaba dispersa en varias herramientas de gestión de proyectos (como Asana y Trello) y trasladó el flujo de trabajo de gestión de productos de KoRo a Notion. Creó dos bases de datos principales que cada departamento condensaría después en:

• Proyectos: un nodo central para todos los proyectos que ofrece una visión integral de todos los lanzamientos e iniciativas de producto

• Tareas: tareas individuales asociadas a cada proyecto para que haya claridad sobre su propietario y estado

Sin embargo, la verdadera potencia del flujo de trabajo de la gestión de productos de KoRo radica en las plantillas y en los botones que Debora creó para acelerar la realización de tareas repetitivas. Con un solo clic, cualquier persona puede crear un proyecto nuevo que se autocompleta con todas las tareas necesarias, como aprobaciones, normas de gestión de calidad y materiales de marketing. Esto elimina la necesidad de una configuración manual y garantiza un proceso uniforme de principio a fin.

A Debora le pareció sobre todo muy útil que cada tarea tuviera su propia página, donde se pueden agregar contenido y conocimientos relevantes de forma estructurada e interactiva. “Es algo que echábamos en falta en Asana,” admite.

KoRo observó que cada equipo tiene sus propias preferencias en lo que respecta a cómo quieren trabajar. Ya sea para marketing o para el diseño de un producto, a cada equipo le gusta visualizar proyectos y hacer el seguimiento de tareas a su manera.

Para satisfacer estas necesidades únicas, Debora creó un tablero específico para cada departamento, con una vista personalizada de sus flujos de trabajo de gestión de proyectos. Y además, todo está conectado. Los botones creados por Debora se agregaron a múltiples páginas para que la puesta en marcha de nuevos proyectos sea pan comido para todo el equipo. "Cualquier persona en KoRo puede echar a andar un proyecto desde donde le parezca", dice Debora.

Mediante Notion, KoRo transformó su flujo de trabajo de gestión de productos: consolidó proyectos dispersos en múltiples sistemas en una única herramienta de gestión de proyectos interdepartamental. Cada persona, desde el equipo directivo hasta miembros individuales del equipo, puede consultar las bases de datos de proyectos y tareas para ver en qué se está trabajando y cuáles son los avances. Además, con sus wikis completamente conectados a sus flujos de trabajos, los equipos de KoRo pueden colaborar con mayor efectividad que nunca.