Cómo Leapsome aprovecha Notion para trabajar a escala de forma coherente

Leapsome, con sede en Berlín, es una plataforma de capacitación de 360° que ayuda a las compañías con visión de futuro a impulsar el desarrollo, la productividad y el compromiso de su personal. Amelia Kroner, Strategic Projects Manager, recuerda que, cuando se incorporó, la empresa solo tenía 25 empleados y “requería agilidad y un enfoque claro.“

Después de conseguir 60 millones de dólares en una ronda de financiación serie A, la empresa se expandió y ahora puede presumir de una plantilla de 200 empleados que no deja de crecer. Eso sí, sin perder la mentalidad de aprovechar al máximo los medios disponibles que los llevó a adoptar Notion "hasta el extremo." Actualmente, la empresa gestiona la mayoría de sus flujos de trabajo principales en Notion, incluido un servicio de asistencia integrado, la gestión de la comunidad y los procesos de cumplimiento normativo. "Comprar cada una de estas herramientas por separado nos costaría al menos 40 000 euros adicionales al año, o incluso más", dice Kroner.

A continuación te contamos cómo Leapsome se mantiene ágil, enfocada y eficiente conforme va creciendo.

Durante la expansión de Leapsome, los equipos adoptaron una filosofía para Notion que mantiene a cada persona centrada en el trabajo. Se apoya en dos principios centrales: conectividad y consistencia.

La conectividad implica que el trabajo de cada persona y todo el conocimiento de la empresa estén dentro o estén vinculados a Notion. “Si las ideas, proyectos y procesos de cada persona están registrados en el mismo espacio de trabajo compartido, colaborar en sintonía resulta más fácil," afirma Kroner. La mayor parte de las bases de datos de Leapsome en el espacio de trabajo de Notion están vinculadas a través de relaciones y rollups que permiten conectar con facilidad varios elementos en distintas bases de datos. Las integraciones de Notion también permiten mantener conectada la información de herramientas como Slack y Personio con el espacio de trabajo a través de Zapier.

Además, Leapsome busca la misma experiencia de Notion para todos los equipos y casos de uso. De esta manera, las estrategias se expanden a medida que la compañía crece. “Da igual si estoy pidiendo ayuda de Marketing o TI,” destaca Kroner, “queremos que las personas puedan acudir a un solo lugar con un flujo de trabajo similar.” Los espacios de trabajo de Leapsome en Notion cuentan con bases de datos vinculadas integrales y multipropósito y filtros que brindan fácil acceso a información específica y relevante a los empleados en múltiples espacios de equipo. Kroner es a la vez la "propietaria de Notion" dentro de su empresa y lleva los procesos, plantillas y wikis. Además, colabora con una persona encargada de coordinar la comunicación en cada equipo, lo que genera una experiencia consistente.

Kroner expuso un ejemplo de la filosofía de Leapsome al usar Notion mostrando su flujo de trabajo de incorporación en Café Notion, un evento en el que los clientes locales de Notion se reúnen para aprender e intercambiar ideas. El proceso incluye:

• Personio, el sistema de información de recursos humanos de la empresa

• Zapier, que facilita la conexión entre Personio y Notion

• Dos bases de datos de Notion: 'Personas’ y ‘Tareas’

• Leapsome Learning, el sistema de gestión de aprendizaje de la empresa

La incorporación comienza cuando se programa en Personio la fecha de incorporación de un nuevo empleado o empleada. A continuación, esta información se sincroniza con la base de datos Personas en Notion a través de Zapier. Así, Leapsome puede conectar una guía de incorporación de su base de datos de Tareas al perfil del nuevo integrante del equipo. A continuación, se genera un mensaje de Slack que se envía al responsable de contratación (de nuevo, mediante Zapier) para informarle de que la nueva lista de comprobación de la contratación está lista para ser revisada.

La guía de incorporación permite a los nuevos miembros del equipo planear sus primeras semanas en la empresa ya que incluyen una lista de tareas, cada una con un tiempo estimado de finalización, así como conexiones a los contenidos de Leapsome como tutoriales, charlas de feedback autoprogramadas y cuestionarios sobre su compromiso.

El proceso de incorporación representa la filosofía de Leapsome al usar Notion por su:

• Escalabilidad: la conexión con Personio a través de Zapier, con las bases de datos Personas y Tareas y la plantilla de incorporación facilitan su configuración y arranque.

• Personalización: los gerentes pueden modificar la guía de incorporación en función de las necesidades del nuevo integrante del equipo.

• Consistencia: todos los nuevos integrantes del equipo tienen la misma experiencia de incorporación.

• Conectividad: todo el proceso se gestiona desde un lugar centralizado.