Comment Leapsome utilise Notion pour s’aligner sur les méthodes de travail à grande échelle

Basée à Berlin, Leapsome propose une plateforme tout-en-un d’habilitation des personnes qui permet aux entreprises avant-gardistes de stimuler le développement, la productivité et l’implication de leurs employés. Lorsqu’Amelia Kroner (responsable de projets stratégiques) a rejoint l’entreprise, cette dernière ne comptait que 25 employés et avait besoin d’une approche « affinée et ciblée ».

Après avoir obtenu un financement en série A de 60 millions $, l’entreprise s’est développée et compte désormais près de 200 employés (et c’est loin d’être terminé). Mais elle n’a rien perdu de cet état d’esprit de « bootstrapping » qui l‘a conduite à adopter Notion « à l’extrême ». L’entreprise gère désormais la plupart de ses principaux processus dans Notion, notamment un service d’assistance intégré, la gestion de la communauté et les processus de conformité. « Si nous devions acheter chacun de ces outils séparément, cela représenterait un coût supplémentaire d’au moins 40 000 € par an — si ce n’est plus », explique Amelia Kroner.

Voici comment Leapsome reste ciblée, concentrée et efficace à mesure que l’entreprise évolue.

À mesure que Leapsome se développe, les équipes adoptent une philosophie globale sur Notion qui permet à chacun de rester aligné au travail. Cette philosophie se fonde sur deux principes fondamentaux : la connectivité et la cohérence.

La connectivité implique de réunir le travail de chacun et l’ensemble des connaissances de l’entreprise dans Notion. « Lorsque les idées, les projets et les processus de chacun sont documentés dans un même espace de travail partagé, il est plus simple de rester aligné sur le travail d’équipe », explique Amelia Kroner. La plupart des bases de données de l’espace de travail Notion de Leapsome sont liées par des relations et des agrégations, ce qui facilite la connexion des différents éléments entre les bases de données. Les intégrations de Notion permettent également aux informations d’outils tels que Slack ou Personio d’être connectées à l’espace de travail de Leapsome via Zapier.

Leapsome vise également à ce que l’expérience Notion soit cohérente entre les équipes et les cas d’usage pour s’assurer que les stratégies s’adaptent à la croissance de l’entreprise. « Que les employés aient besoin d’aide de la part des équipes marketing ou informatiques, nous souhaitons qu’ils aient un unique endroit où s’informer, et un processus similaire », souligne Amelia Kroner. L’espace de travail Notion de Leapsome comprend des bases de données liées et des filtres complets et polyvalents qui permettent de fournir facilement des informations spécifiques et pertinentes aux employés de différents espaces d’équipe. Amelia Kroner, elle-même « propriétaire Notion » de Leapsome, dirige les processus, les modèles et les wikis, tout en collaborant avec un coordinateur de communication au sein de chaque équipe, pour garantir une expérience uniforme.

Lors du Café Notion, un événement local qui rassemble des clients Notion autour d’une journée centrée sur l’apprentissage et l’échange d’idées, Amelia Kroner a partagé un exemple de la philosophie de Notion en présentant le processus d’intégration de Leapsome. Le processus comprend :

• Personio, le système d’information des ressources humaines de l’entreprise

• Zapier, qui facilite la connexion entre Personio et Notion

• Deux bases de données Notion : « Personnes » et « Tâches »

• Leapsome Learning, le système de gestion d’apprentissage de l’entreprise

L’intégration commence lorsque la date de prise de poste d’un nouvel employé est programmée dans Personio. Ces informations sont ensuite synchronisées avec la base de données « Personnes » dans Notion via Zapier. Cela permet à Leapsome de relier un guide d’intégration de sa base de données « Tâches » au profil du nouvel employé. Ensuite, un message Slack est déclenché et envoyé au responsable du recrutement (toujours grâce à Zapier) pour l’informer que la liste de tâches du nouvel employé est prête à être examinée.

Le guide d’intégration permet aux nouveaux employés de planifier leurs premières semaines au sein de l’entreprise en incluant une liste de contrôle des tâches, chaque tâche étant accompagnée d’un temps d'exécution estimé, ainsi que des connexions au contenu Leapsome comme des modules d’apprentissage, des entretiens de rapport d’étonnement automatiquement programmés, et des enquêtes d’engagement.

Le processus d’intégration incarne la philosophie Notion de Leapsome en raison de son caractère :

• Évolutif : il est simple à configurer et à mettre en œuvre grâce à la connexion de Notion avec Personio via Zapier, aux bases de données connectées « Personnes » et « Tâches » et au modèle de guide d’intégration

• Personnalisé : les responsables peuvent adapter le guide d’intégration aux besoins du nouvel employé

• Cohérent : tous les nouveaux employés bénéficient de la même expérience d’intégration

• Connecté : l’ensemble du processus est géré de manière centralisée