Como a KoRo otimizou seu fluxo de trabalho de gestão de projetos

A missão da KoRo é produzir os "melhores alimentos para você", de alta qualidade e acessíveis para todos. Fundada em 2014, a empresa com sede em Berlim já oferece centenas de produtos em toda a Europa e figurou na Financial Times como uma das empresas de comércio eletrônico de crescimento mais rápido na Europa.

Qual é a arma secreta deles? De acordo com Debora Donadello, diretora de desenvolvimento técnico de negócios, sua "equipe de gestão de produtos verdadeiramente de excelência" é o diferencial. Eles trabalham em um ritmo extremamente acelerado, com uma média de dois lançamentos de novos produtos por semana.

Mas essa rapidez só foi conquistada depois de anos de iteração e aprimoramento. Debora compartilhou recentemente uma amostra do fluxo de trabalho de gestão de produtos da KoRo em um evento do Café Notion em Berlim, que reuniu clientes locais para um dia de aprendizado e troca de ideias sobre como elevar o patamar do uso corporativo do Notion.

Lançar dois novos produtos no mercado por semana é um processo complexo.

"Trabalhamos com uma ampla rede de centenas de fornecedores no mundo todo", afirma Debora. "A gestão da qualidade e as aprovações de segurança alimentar exigem uma grande quantidade de documentação meticulosa."

Além disso, eles também trabalham com até dez equipes internas por lançamento, adicionando camadas extras à gestão de projetos, colaboração multifuncional e a necessidade de fluxos de trabalho simplificados.

Quando Debora assumiu a função de desenvolvimento técnico de negócios na KoRo, ela se deu conta de como a empresa era desconectada. Grande parte disso se devia ao fato de que eles estavam simplesmente usando ferramentas demais. Cada departamento tinha seu próprio sistema de gestão de projetos, que era separado da base de conhecimento da KoRo no Notion. Isso gerava uma falta de coesão entre as equipes e causava confusão, o que acabou fazendo com que a empresa andasse mais devagar do que deveria.

Debora queria acabar com esses silos de trabalho fragmentados. Ela também vislumbrou a oportunidade de preencher a lacuna entre a gestão de projetos e de conhecimento. "Antes, a gente tinha o Notion apenas como uma base de conhecimento, mas queríamos aproveitar de todo o seu potencial também como uma ferramenta de gestão de projetos", explica.

Debora começou consolidando as informações que estavam espalhadas em várias ferramentas de gestão de projetos (como Asana e Trello) e transferiu o fluxo de trabalho de gestão de produtos da KoRo para o Notion. Ela criou duas bases de dados importantes que todos os departamentos usariam:

• Projetos: um núcleo central para todos os projetos, oferecendo uma visão abrangente dos lançamentos e iniciativas de produtos

• Tarefas: tarefas individuais associadas a cada projeto, garantindo clareza de propriedade e status

Mas o verdadeiro poder do fluxo de trabalho de gestão de produtos da KoRo vem dos modelos e dos botões que Debora criou para agilizar as tarefas repetitivas. Com apenas um clique, qualquer pessoa pode criar um novo projeto, que é preenchido automaticamente com todas as tarefas necessárias, como aprovações, regulamentos de gestão de qualidade e materiais de marketing. Isso elimina a configuração manual e garante um processo consistente do início ao fim.

Debora achou particularmente útil o fato de cada tarefa ter sua própria página, onde é possível adicionar conteúdo e conhecimento relevantes de forma estruturada e interativa. "Isso é algo que a gente não tem no Asana", admite ela.

A KoRo reconheceu que cada equipe tem suas próprias preferências quando se trata de como desejam trabalhar. Do marketing ao produto, passando pelo design, cada equipe gosta de visualizar projetos e monitorar tarefas de forma diferente.

Para acomodar essas necessidades exclusivas, Debora criou um quadro dedicado para cada departamento, com visualização personalizada dos fluxos de trabalho de gestão de projetos. Tudo isso também está conectado. Os botões que a Debora criou foram adicionados a diversas páginas, fazendo que se tornasse mais fácil para a equipe dar início a novos projetos. "Qualquer pessoa na KoRo pode iniciar um projeto de qualquer lugar onde se sinta confortável", afirma Debora.

Com o Notion, a KoRo transformou seu fluxo de trabalho de gestão de produtos, consolidando projetos espalhados por vários sistemas em uma única ferramenta de gestão de projetos multidepartamentais. Todos, desde a liderança até os ICs, podem examinar os projetos e a base de dados das tarefas para ver o que está acontecendo e como tudo está progredindo. Além disso, com um wiki totalmente conectado aos seus fluxos de trabalho, as equipes da KoRo podem colaborar com mais eficiência do que nunca.